razstavljavski checklist: 12 stvari pred sejmom.
Sejem se ne začne ob 9. uri, ko se odprejo vrata. Začne se tri do šest mesecev prej, ko naročite stojnico, in se izgubi, ko en korak v pripravi spregledate. Ta vodič je kompakten checklist 12 stvari, ki jih razstavljavec uredi pred sejmom, da na dan dogodka skrbi le za razgovor z obiskovalci.
v tem vodiču
- 1. termin in lokacija
- 2. tloris stojnice in dovolitev
- 3. električni priklop in moč
- 4. internet in wifi
- 5. grafika: tisk, materiali, roki
- 6. transport in skladiščenje
- 7. ekipa in dežurstvo
- 8. lead-capture: orodja in crm
- 9. hrana, pijača, vzorci
- 10. dovoljenja, registracija, zavarovanje
- 11. lokalna logistika in dnevna oprema
- 12. demontaža in follow-up
1. termin in lokacija
Potrdite točen termin sejma, dni montaže pred odprtjem in dni demontaže po zaprtju. Montaža na večjih sejmih traja 1 do 3 dni, kar pomeni, da vaša ekipa rabi rezervacijo nastanitve že za teden pred sejmom. Lokacija pomeni dvorano in številko stojnice (preverite tloris organizatorja), pristop za kombi ali tovornjak in delovni čas dostavnega vhoda.
- Termin sejma + dni montaže + dni demontaže (pogosto skupno 6 do 10 dni za 3-dnevni sejem).
- Številka in lokacija stojnice na tlorisu organizatorja.
- Pristop za dostavo: kombi / tovornjak / paletni viličar.
- Nastanitev za ekipo za dni montaže in nastopa.
2. tloris stojnice in dovolitev
Pošljite tloris organizatorju v potrditev (večina sejmov to zahteva, posebej za stojnice z višino nad 3 m). V tloris vključite postavitev pultov, sten, osvetlitve, izhoda v sili in vidnih grafik. Brez potrjenega tlorisa lahko organizator zahteva spremembe na dan montaže, kar pomeni izgubo časa in dodatne stroške.
- Tloris stojnice (CAD ali ravna risba) potrjen od organizatorja.
- Višinske omejitve dvorane (pogosto 4 m brez posebnega dovoljenja).
- Pravica do prepiha sosednjih stojnic, izhod v sili, hidranti.
- Označbe blagovne znamke (Octanorm, FERRARI, BMW idr.) zahtevajo dodatno odobritev.
3. električni priklop in moč
Električni priklop naročite pri organizatorju (ne sami!). Izberite pravo moč v kW glede na opremo, ki jo prinašate: razsvetljava 0,5 do 1 kW, kavomat 1,5 do 2 kW, indukcijska plošča 2 do 3 kW, hladilnik 0,5 do 1 kW, AV oprema 1 do 2 kW. Premajhna moč pomeni izklop varovalke v najboljšem trenutku.
- Naročite električni priklop pri organizatorju, NE pri lastnem elektriku.
- Skupna moč (kW) = vsota porabe vse opreme + 30 odstotkov rezerve.
- Posebni priklopi (380 V trifazni) za strojno demonstracijo dodatno.
- Razdelilnik in podaljški naj imajo termično zaščito.
4. internet in wifi
Sejemski WiFi je javen in pogosto preobremenjen. Za vsako resno demonstracijo (video, predaja podatkov, plačila s kartico, lead-capture na tablet) naročite kabelski priklop ali namensko WiFi točko pri organizatorju. Alternativa: lasten 4G/5G router, vendar v dvoranah s slabim signalom ne deluje.
- Naročite kabelski internet ali namensko WiFi točko (ne računajte na javnega).
- Lasten 4G/5G router kot rezerva (3-dnevni paket, 50 do 80 GB).
- Vsak tablet / POS / leadcapture naprava ima testiran offline mode.
- IT kontakt organizatorja v telefonu na dan montaže.
5. grafika: tisk, materiali, roki
Grafika je največji vzrok zakasnitev. Tisk velikih panelov (banner, panel za pult, backdrop) traja 5 do 10 dni, plus dostava na lokacijo. Pošljite končno datoteko v CMYK z 3 mm porezavo in 300 dpi razstavljavcu vsaj 2 tedna pred sejmom. Rezerva za popravke: še en teden.
- Datoteke v CMYK, 3 mm bleed, 300 dpi za panel / banner.
- Tisk + dostava: 5 do 10 dni, dodajte rezervo.
- Rezervni grafični panel za poškodbo med montažo.
- Logotip v vektorju (AI/SVG/PDF) za morebitne hitre popravke.
6. transport in skladiščenje
Lasten transport stojnice je možen z osebnim avtomobilom (mala stojnica), kombijem (do 18 m²) ali tovornjakom (večje stojnice in pulti). Za sejem v tujini upoštevajte carinjenje (ATA-carnet za začasen izvoz) in čas pri meji. Skladiščenje med sejmoma je vključeno v naš servis za stojnice, ki jih kupite ali najemate pri nas.
- Transport: lastni / dostavni / špediter (za > 18 m² stojnice).
- Skladiščenje pri vas ali pri nas (vključeno v paket najema/nakupa).
- Tujina: ATA-carnet, časovna rezerva za carinjenje.
- Embalaža: trdni zaboji, ne le folija (poškodbe ob nakladanju).
7. ekipa in dežurstvo
Stojnica ni avtomatika. Na 10 m² stojnice rabite 2 do 3 ljudi v izmeni, na 25 m² stojnici 4 do 5, na otoški 50+ m² stojnici 6 do 8. Razdelite dežurstvo na izmene po 4 ure, ker pasivna prisotnost na stojnici (čakanje, gledanje telefona) odbija obiskovalce bolj kot prazen prostor.
- Dežurni urnik z izmenami po 4 ure (ne 8-urne menj brez pavz).
- 2 do 3 ljudi na 10 m², 4 do 5 na 25 m², 6 do 8 na otoški > 50 m².
- Enotni dress code (polo z logotipom, primerni čevlji za stojo).
- Dnevni briefing: ključna sporočila, novi produkti, posebne ponudbe.
8. lead-capture: orodja in crm
Vsak obisk je potencialni lead. Brez sistema sledenja se po sejmu izgubi 60 do 80 odstotkov pridobljenih kontaktov. Uporabite tablet s spletnim obrazcem (Typeform, Tally, Google Forms), QR kodo za samoregistracijo ali skener vizit-kartic. Vse vodi v vaš CRM.
- Lead-capture tablet z spletnim obrazcem (3 do 5 polj, ne več).
- QR koda na pultu / steni za samoregistracijo.
- Sinhronizacija v CRM (HubSpot / Pipedrive / lastni) na dan ali realnem času.
- Follow-up email predpripravljen, pošlje se v 48 urah po sejmu.
9. hrana, pijača, vzorci
Voda za ekipo in obiskovalce je obvezna (steklenice ali pitnik z vrčki). Kava in pijača za obiskovalce dviga povprečen čas zadržanja za 2 do 3 minute. Vzorci produktov (če relevantno) morajo biti hitro dostopni in označeni s ceno ali kontaktom. Hrana za ekipo: rezervacija v bližnji restavraciji za vse dneve.
- Voda za ekipo: 2 do 3 L na osebo na dan.
- Kava / pijača za obiskovalce (avtomat ali pripravljen napiljak).
- Vzorci: označeni, hitro dostopni, brez pogajanja okoli cene na pultu.
- Hrana za ekipo: rezervirana / dostavljena (ne improvizirana).
10. dovoljenja, registracija, zavarovanje
Uradna registracija razstavljavca pri organizatorju je formalnost, vendar zahteva podpisano pogodbo, plačan najem prostora in priložene tehnične podatke (tloris, moč, dodatne storitve). Zavarovanje stojnice in opreme (kritje za poškodbe, krajo, zamudo organizatorja) je pogosto vključeno v paket organizatorja, vendar preverite limit. Za hrano in pijačo pogosto potrebujete dovoljenje organizatorja.
- Pogodba o najemu prostora s plačanim depozitom.
- Zavarovanje stojnice + opreme + odgovornosti (preverite limit organizatorja).
- Dovoljenje za hrano/pijačo, AV opremo, glasbo (SAZAS), demonstracije strojev.
- Identifikacijski badge za vsako osebo v ekipi (naročite vsaj 7 dni prej).
11. lokalna logistika in dnevna oprema
Na dan montaže potrebujete osnovno orodje (izvijač, kleščice, lepilni trak, kabelske vezice, čistilo, krpe). Za dolgi sejem (3+ dni) dodajte rezervne grafike (poškodbe), čistila za grafične panele, dodatne LED svetilke. Prijaviti se za viličar pri organizatorju, če težko opremo težko ročno premestite.
- Toolkit: izvijač, kleščice, lepilni traki (ducttape + gaffer), škarje, kabelske vezice.
- Čistilo + krpa (panel pulti se hitro umažejo).
- Rezervna grafika za panele najbolj izpostavljene poškodbi.
- Viličar / paletni viličar (najem od organizatorja, če velik tovor).
12. demontaža in follow-up
Po zadnjem dnevu sejma imate okno za demontažo (običajno isti večer + naslednji dan). Brez načrta odvoza tvegate dodatne stroške ali zamude. Follow-up je najpomembnejši korak: pošljite osebne emaile pridobljenim leadom v 48 urah, dokler je razgovor v spominu. Brez tega koraka je vsa investicija v sejem 60 do 80 odstotkov izgubljena.
- Načrt odvoza: kdo, kdaj, kam (skladišče ali nazaj k vam).
- Follow-up email v 48 urah po sejmu, osebno, s konkretnim klikom.
- Lead-segmentacija v CRM (hot / warm / cold) za usmerjeno nadaljevanje.
- Interna retrospektiva: kaj je delovalo, kaj ne, beležka za naslednji sejem.
pogosta vprašanja
Za standardni najem stojnice priporočamo 2 do 3 mesece pred sejmom. Za nakup lastne stojnice po meri 4 do 6 mesecev, da je dovolj časa za zasnovo, izdelavo in prvi test. Za velike sejme (EXPO 2027, IFA, Hannover Messe) priporočamo 9 do 12 mesecev.
Električni priklop vedno naroča organizator sejma, ne razstavljavec ali stand-builder. Vi izpolnite obrazec za priklop (moč v kW, število vtičnic, posebne potrebe) in plačate priklopnino. Razdelilnik in podaljške znotraj stojnice pa skrbi vaš stand-builder ali vi sami.
Kabelski internet pri organizatorju je v okviru 100 do 300 EUR za sejem (odvisno od hitrosti in trajanja). Namenska WiFi točka 200 do 500 EUR. Lasten 4G/5G router je 50 do 100 EUR za daljši paket, vendar ni zanesljiv v gosti dvorani.
Datoteke v CMYK barvnem prostoru, ločljivost 300 dpi za panele do 1,5 m, 150 dpi za večje banner-je. Robovi z 3 mm bleed za porezavo. Logotipe v vektorju (AI / SVG / PDF). Pošljite na tisk vsaj 2 tedna pred sejmom, da je rezerva za popravke.
Uporabite lead-capture tablet s spletnim obrazcem (3 do 5 polj največ), QR kodo za samoregistracijo na vidnem delu stojnice in skener vizit-kartic. Vsak lead naj gre v vaš CRM (HubSpot, Pipedrive, lastni) z oznako "sejem [ime] [datum]". Follow-up email pošljite v 48 urah po sejmu, dokler je razgovor svež.
Osnovno zavarovanje stojnice in opreme je pogosto vključeno v paket organizatorja, vendar z nizkim limitom (npr. 5.000 EUR). Za stojnico vrednu nad to vsoto naročite dodatno polico (zavarovanje izvajalca stojnice + civilne odgovornosti) pri svojem zavarovalcu. Premoženje, ki ga prinašate na sejem (vzorci, AV oprema), zavarujte ločeno.
kontakt
Pripravimo vaš sejemski projekt.
Povejte nam, kaj potrebujete. Pripravili bomo tehnični predlog, usklajen z vašim prostorom, rokom in sistemom.
- pokličite
- +386 590 56 301
- e-pošta
- info@octanormadria.com
- obišči
- Gerbičeva 110
1000 Ljubljana
povpraševanje
Pošljite nam osnovne informacije o projektu. Za hitrejši odgovor vključite lokacijo sejma, velikost razstavnega prostora, časovnico in želeni sistem.
odzivni čas:Na povpraševanje odgovorimo v enem delovnem dnevu, z idejno zasnovo in okvirno ponudbo.