kako isplanirati sajamski nastup
Dobar sajamski nastup počinje mesecima pre sajma. Štand je tek deo priče; pravi plan obuhvata ciljeve, budžet, logistiku i ekipu. U nastavku je razrađeno kako nastup pripremate po koracima, da u poslednjoj nedelji ne improvizujete, nego samo izvedete ono što je već pripremljeno.
najpre postavite ciljeve nastupa
Sve ostalo proizlazi iz cilja, zato ga postavite prvi. Zapitajte se šta sajmom zapravo želite da postignete: da prikupite nove poslovne kontakte, podignete prepoznatljivost marke ili predstavite novi proizvod. To nisu isti ciljevi i svaki vodi do drugačijeg štanda.
Nastup usmeren na prikupljanje kontakata treba prostor za razgovore, pultove i sistematičan način beleženja kontakata. Nastup za prepoznatljivost ulaže u velik, vidljiv element i osvetljenu konstrukciju koja privlači pogled iz daljine. Lansiranje proizvoda pak traži središnje mesto, gde je novost postavljena u žarište i dobro osvetljena. Kada je cilj jasan, sve su kasnije odluke, od veličine štanda do rasporeda, tek izvedba iz njega.
postavite budžet i rokove
Budžet i rokovi idu ruku pod ruku, jer prekasna odluka poskupi nastup ili ga čak onemogući. Izložbeni prostor kod organizatora rezervišite što pre, često više meseci unapred, jer su najbolje lokacije u hali brzo zauzete. Odmah zatim prihvatite se štanda, jer izrada ima svoj rok pripreme: što je više ugrađene tehnike i elemenata po meri, pre ga treba naručiti.
U budžet uračunajte sve, ne samo konstrukciju. Osim samog štanda i opreme tu su prevoz u halu i natrag, montaža i demontaža te troškovi osoblja na sajmu, od dnevnica do smeštaja. Upravo se stavke oko štanda pri prvom računanju najčešće zaborave, a znaju osetno pomeriti konačni iznos. Pošto se cena svakog nastupa razlikuje, tačan iznos zavisi od konkretne zamisli; koliko košta sajamski štand i šta sastavlja njegovu cenu, razrađeno je u posebnom vodiču.
- Izložbeni prostor: rezervišite što pre, najbolje lokacije odlaze među prvima.
- Štand: naručite rano, ugrađena tehnika i elementi po meri produžavaju rok.
- Grafika i štampa: potvrdite nekoliko nedelja pre postavljanja.
- Osoblje i logistika: dnevnice, smeštaj, prevoz, montaža i demontaža.
izaberite i zamislite štand
Štand nije ishodište plana, nego njegova posledica: veličina i postavka neka slede cilj i budžet, ne obrnuto. Nastup za prikupljanje kontakata treba više prostora za razgovore, a lansiranje proizvoda žarište s promišljenom rasvetom. Tip postavke, redni, ugaoni ili ostrvo, određuje organizator osnovom hale, a vi konstrukciju prilagodite tome koliko je strana otvoreno.
Pri zamisli se isplati graditi na modularnom sistemu, koji posle sajma rasklopite i ponovo upotrebite, umesto na štandu izrađenom za jedan jedini događaj. Kako se odlučiti između tipova postavke i sistema, podrobno je razrađeno u vodiču kako odabrati sajamski štand, a od čega je modularni sistem sastavljen i kako se elementi povezuju, u vodiču kroz Octanorm modularne sisteme.
uredite logistiku: prevoz, montaža, osoblje
Kada je štand zamišljen, treba urediti ko ga postavlja i kada. Izložbeni je prostor pre sajma na raspolaganju samo ograničeno vreme, zato uskladite raspored dostave i montaže s organizatorovim kalendarom postavljanja. Kod modularnog sistema montaža teče brzo i bez zavarivanja, pa postavljanje u hali uzima sate, ne dane.
Ako postavljanje ne želite da vodite sami, preuzima ga dobavljač kao postavljanje po sistemu ključ u ruke: štand vas dočeka sastavljen i posle sajma ga jednako tako pospremi. Posebno promislite koliko ljudi vam treba na štandu. Premalo osoblja znači da posetioci čekaju ili odlaze, a previše da je štand pretrpan i da plaćate dnevnice za prazni hod. Broj uskladite s veličinom štanda i očekivanim posetom.
isplanirajte prikupljanje kontakata i posao posle sajma
Nastup se ne završava poslednjim danom sajma, nego onim što učinite s prikupljenim kontaktima. Zato unapred odredite kako ćete ih sistematično prikupljati: jedinstven obrazac ili digitalni alat u koji ekipa odmah unosi podatke i kratko zabeleži šta pojedinog posetioca zanima. Bez toga se posle sajma nađete s gomilom vizitkarti bez konteksta.
Jednako je važan dogovor o tome ko i kada preuzima follow-up. Kontakte posle sajma što pre razvrstajte po ozbiljnosti interesa i odgovorite na njih dok je susret još svež. Upravo posao posle sajma često odlučuje hoće li se ulaganje u nastup vratiti, jer se posao retko sklopi na samom štandu, nego u nedeljama koje slede.
izbegavajte česte greške
Većina neuspešnih nastupa pada na nekoliko ponavljajućih grešaka koje se planom mogu sprečiti. Najčešća je improvizacija u poslednjoj nedelji: kasno naručen štand, grafika bez vremena za potvrdu i odluke nabrzinu, koje se vide na izgledu. Nju izbegnete tako što rezervaciju prostora i porudžbinu štanda obavite rano.
Slede potcenjen budžet, koji ne uračuna prevoz, montažu i osoblje, slaba rasveta, koja proizvode ostavi u sivini, i štand bez jasne poruke, uz koji posetilac ne zna šta nudite. Svaka od tih grešaka izvire iz preskočenog koraka u planu, zato je najbolja odbrana upravo doslednost u prva četiri koraka: cilj, budžet, štand i logistika.
- Improvizacija u poslednjoj nedelji: kasni štand i grafika bez vremena za potvrdu.
- Potcenjen budžet: zaboravljeni prevoz, montaža i troškovi osoblja.
- Slaba rasveta: proizvodi u sivini, bez vernih boja.
- Štand bez poruke: posetilac ne razabira šta nudite.
česta pitanja
S planiranjem počnite više meseci pre sajma. Izložbeni prostor kod organizatora često treba rezervisati rano, da dobijete dobru lokaciju, a štand ima svoj rok pripreme, koji se s ugrađenom tehnikom i elementima po meri produžava. Grafiku i štampu potvrdite nekoliko nedelja pre postavljanja. Rani je početak najjeftinije osiguranje od žurbe i grešaka.
Broj uskladite s veličinom štanda i očekivanim posetom. Premalo ljudi znači da posetioci čekaju ili odlaze, a previše da je štand pretrpan i da plaćate dnevnice za prazni hod. Kod manjeg štanda po pravilu je dovoljna manja ekipa koja se smenjuje, a kod većeg i pri velikom posetu treba vam više ljudi za istovremene razgovore.
Uspeh merite prema cilju koji ste postavili na početku. Pri prikupljanju kontakata vredi broj i kvalitet prikupljenih kontakata te koliko se njih posle sajma razvije u posao, pri prepoznatljivosti doseg i odziv, a pri lansiranju proizvoda zanimanje za novost. Zato je sistematično prikupljanje kontakata na samom štandu uslov da nastup uopšte možete da izmerite.
Improvizacija u poslednjoj nedelji. Kasno naručen štand, grafika bez vremena za potvrdu i odluke nabrzinu vide se na izgledu i na rezultatu. Tesno joj sledi potcenjen budžet, koji ne uračuna prevoz, montažu i osoblje. Obe greške izviru iz preskočenog ranog koraka, zato ih spreči pravovremen plan.
Štand naručite rano, čim je rezervisan izložbeni prostor. Modularni se štand sastavlja brzo, ali svaka grafika, ugrađena tehnika i element po meri imaju svoj rok pripreme. Što je više takvih elemenata, pre ga treba naručiti, da ostane dovoljno vremena za potvrdu grafike i štampe bez žurbe u poslednjoj nedelji.
Da, postavljanje po sistemu ključ u ruke znači da štand dovezemo, postavimo i posle sajma pospremimo, a vaša se ekipa bavi samo posetiocima. Kod modularnog sistema montaža i demontaža teku brzo i bez zavarivanja. Obim usaglašavamo prema veličini štanda i ugrađenoj tehnici, zato pošaljite osnovu i recite šta vam treba.
kontakt
Pripremimo vaš sajamski projekat.
Recite nam šta vam je potrebno. Pripremićemo tehnički predlog usklađen sa vašim prostorom, rokom i sistemom.
- pozovite
- +386 590 56 301
- e-pošta
- info@octanormadria.com
- posetite
- Gerbičeva 110
1000 Ljubljana
upit
Pošaljite nam osnovne informacije o projektu. Za brži odgovor uključite lokaciju sajma, veličinu izložbenog prostora, vremenski plan i željeni sistem.
vreme odziva:Na upit odgovaramo u roku od jednog radnog dana, sa idejnim rešenjem i okvirnom ponudom.