Nakupni proces sejemske opreme je ponavadi kompleksen postopek. Poleg splošnih karakteristik morate upoštevati še cel kup dejavnikov, ki se nanašajo na vaše spefične potrebe in želje. Nakupna odločitev je seveda lažja, če veste, na kaj vse morate zares pozorni. Zato smo pripravili osem vprašanj, ki jih je smiselno zastaviti vsakemu potencialnemu dobavitelju.

Investicija v sejemsko opremo je strošek. Lahko ga »zmanjšate« tako, da kupite najcenejšo opremo na trgu. Vendar pa je še posebej v primeru, da je boste potrebovali še kdaj, smiselno razmišljati drugače. Zato se pozanimajte, kakšna je ob običajni uporabi življenjska doba opreme in strošek porazdelite med leta, ko jo boste lahko uporabljali. Namesto, da kupujete vedno novo opremo, torej izberite tako, ki jo boste lahko uporabili čim večkrat.

Dober pokazatelj, ali je oprema res trajnostna, je, ali vam prodajalec za njo jamči z garancijo. Leta veljavnosti garancije vam dajo slutiti, kakšna je njena resnična življenjska doba.

Trajnost opreme pa vam sama po sebi ne bo nič kaj prida v pomoč, če jo danes potrebujete za razstavni prostor, ki je še enkrat večji od tistega, na katerem boste razstavljali čez mesec ali dva. Zato preverite, če je oprema zasnovana tako, da jo je moč prilagajati različnim potrebam.

Poleg prilagodljivosti prostoru je pomembno tudi, da lahko v času dodajate nove elemente (poličke, reflektorje, video predvajalnike…). Kdo ve, kakšno predstavitev bodo čez tri leta zahtevali vaši produkti ali storitve!

Povprašajte, ali je enostavno zamenjati grafične elemente. Je možno zamenjati tudi vrsto materiala, na katerem so predstavljeni? Če ste še včeraj tiskali na plastiko in danes na tkanino, se boste morda jutri odločili za LED zaslone. Lahko vse troje vpnete v iste profile?

Varnostni certifikati zagotavljajo, da je oprema prestala stroga testiranja statične usreznosti, negorljivosti ipd. V svetu certifikati pridobivajo na pomembnosti in na marsikateri svetovni sejem vas brez njih sploh ne bodo spustili. Lahko pričakujemo, da se bo v prihodnosti podobno zgodilo tudi pri nas. Zato čudovite oprema po meri, ki jo bo izdelal lokalni mizar, morda sploh ne boste mogli uporabiti, če zanjo ne boste mogli predložiti ustreznih certifikatov.

Montaža lahko poteka na tri različne načine:

1. Ponudnik opreme poskrbi za montažo.
2. Opremo sestavite sami, vendar boste morali v to vložiti kar nekaj napora in znanja.
3. Za montažo poskrbite sami, saj je oprema zasnovana tako, da jo je še lažje sestaviti kot pohištvo vsem znanega skandinavskega ponudnika.

Drugi možnosti se izognite na dolgo in široko. Med prvo in tretjo je seveda s finančnega in organizacijskega vidika seveda bolj privlačna tretja. O prvi je smiselno razmišljati, kadar potrebujete veliko in nestandardno rešitev.

Če v skladišču nimate odvečnega prostora, je še kako pomembno, kako se oprema zloži. Modularno opremo je običajno možno razstaviti na način, ki je priročen tako za shranjevanje kot prevažanje. Če vaš razstavni prostor meri le nekaj kvadratnih metrov, verjetno vaših izdelkov in promocijskega materiala tja ne boste vozili ravno s tovornjakom. Nepotrebna izguba denarja bi bila, če bi ga morali najeti zaradi robustne, nefleksibilne opreme.

Več kot obljube šteje dobro opravljeno delo. Zato potencialne dobavitelje povprašajte po referencah. Še lepše, če se med njimi znajde kdo, ki ga lahko tudi pokličete in vprašate za informacijo iz prve roke.

Nekateri ponudniki sejemske opreme imamo sledeča znanja, ki vam utegnejo priti prav:

• Če v načrtovanje svojega sejemskega prostora niste vključili tudi arhitekta, bo najbolje, da izberete ponudnika, ki nudi tudi 3D izris.
• Če se ne znajdete najbolje s pripravo sejemske dokumentacija, se pozanimajte, ali vam v podjetju lahko pri tem pomagajo.
• Grafike bo potrebno pripraviti na tisk in najti pravega tiskarja za vaše potrebe. Preverite, ali se tudi tu lahko obrnete na pomoč k dobavitelju sejemske opreme.

Kadar nekaj počnemo leto za letom, ponavadi pozabimo, kaj je osnovni namen le-tega. Poročila za nazaj in plane za naprej včasih pripravljamo le zato, ker smo tako navajeni. Kar malo pozabljamo, kaj je pravi razlog za naše početje. Pozabljamo, kako dobro se je uzreti na pretekle rezultate, jih razumeti in na tej osnovi narediti dragocene načrte za prihodnost. Podobno je s sejmi. Če hodite na njih brez pravega entuziazma leto za letom, je vaš obisk precej verjetno sam sebi namen.

Takšno nepremišljena in nenačrtovana udeležba na sejmih verjetno nima prav dosti smisla. Zato se spomnimo, zakaj je obiskovanje velikih mednarodnih sejmov pravzaprav pomembno.

Če ste kot pomemben igralec v svoji panogi odločite, da ne boste razstavljali na najpomembnejšem panožnem sejmu v regiji, utegnejo vaši poslovni partnerji in konkurenca to razumeti kot znak, da vam ne gre najboljše. Še huje: morda bodo nekateri potencialni partnerji kar malo pozabili, da obstajate, in se naslednjič s povpraševanjem raje obrnili na koga drugega. Najrajši na konkurenta, ki jih je na zadnjem sejmu očaral z dobro sejemsko predstavitvijo in prijaznimi zaposlenimi.

Glavni razlog, zakaj bi se udeleževali sejmov, mora seveda ostati ta, da se vam to splača. To ne pomeni, da morate nujno že na samem sejmu ustvariti toliko prometa, da boste iz razlike v ceni pokrili stoške sejma. Pred sejmom se vprašajte, kaj točno želite na njem doseči? Je to utrjevanje odnosov z obstoječimi partnerji, odpiranje novih nabavnih poti, grajenje prepoznavnosti blagovne znamke ali kaj tretjega? Določite cilje, merite rezultate in preverite, ali je obisk sejma res obrodil želene sadove!

Veliki mednarodni panožni sejmi so vir navdiha! Na njih se lahko seznanite z zadnjimi trendi in inovacijami v panogi, novostmi na strani dobaviteljev in kupcev, novimi konkurenčnimi proizvodi… Če boste po sejmu hodili odprtih oči in se udeležili še kakšnega zanimivega predavanja v spremljevalnem programu, boste domov skoraj zagotovo prišli polni idej, kako še izboljšati svoj proizvod ali storitev.    

Kljub vsemu drži, da so priprave na sejem lahko precej stresne, sploh če se tega ne lotevate pogosto. Prijava, izbira razstavnega prostora in potrebnih priključkov, oprema razstavnega prostora, logistika, načrtovanje montaže, izobraževanje zaposlenih… Pri marsikaterem od teh korakov vam lahko svetujemo in vas pravilno usmerimo. Zato vas vabimo, da nas ob kakršnikoli dilemi kontaktirate.