izlagački checklist: 12 stvari prije sajma.
Sajam ne počinje u 9 sati, kad se otvore vrata. Počinje tri do šest mjeseci prije, kad naručite štand, i gubi se kad jedan korak u pripremi previdite. Ovaj vodič je kompaktan checklist 12 stvari koje izlagač uredi prije sajma, da na dan događaja brine samo o razgovoru s posjetiteljima.
u ovom vodiču
- 1. termin i lokacija
- 2. tlocrt štanda i dozvola
- 3. električni priključak i snaga
- 4. internet i wifi
- 5. grafika: tisak, materijali, rokovi
- 6. transport i skladištenje
- 7. ekipa i dežurstvo
- 8. lead-capture: alati i crm
- 9. hrana, piće, uzorci
- 10. dozvole, registracija, osiguranje
- 11. lokalna logistika i dnevna oprema
- 12. demontaža i follow-up
1. termin i lokacija
Potvrdite točan termin sajma, dane montaže prije otvaranja i dane demontaže nakon zatvaranja. Montaža na većim sajmovima traje 1 do 3 dana, što znači da vaša ekipa treba rezervaciju smještaja već za tjedan prije sajma. Lokacija znači dvoranu i broj štanda (provjerite tlocrt organizatora), pristup za kombi ili kamion i radno vrijeme dostavnog ulaza.
- Termin sajma + dani montaže + dani demontaže (često ukupno 6 do 10 dana za 3-dnevni sajam).
- Broj i lokacija štanda na tlocrtu organizatora.
- Pristup za dostavu: kombi / kamion / paletni viličar.
- Smještaj za ekipu za dane montaže i nastupa.
2. tlocrt štanda i dozvola
Pošaljite tlocrt organizatoru na potvrdu (većina sajmova to traži, posebno za štandove s visinom iznad 3 m). U tlocrt uključite postavljanje pultova, zidova, rasvjete, izlaza u nuždi i vidljivih grafika. Bez potvrđenog tlocrta organizator može tražiti promjene na dan montaže, što znači gubitak vremena i dodatne troškove.
- Tlocrt štanda (CAD ili ravan crtež) potvrđen od organizatora.
- Visinska ograničenja dvorane (često 4 m bez posebne dozvole).
- Pravo pogleda susjednih štandova, izlaz u nuždi, hidranti.
- Oznake brendova (Octanorm, FERRARI, BMW i drugi) traže dodatno odobrenje.
3. električni priključak i snaga
Električni priključak naručite kod organizatora (ne sami!). Odaberite pravu snagu u kW prema opremi koju donosite: rasvjeta 0,5 do 1 kW, kavomat 1,5 do 2 kW, indukcijska ploča 2 do 3 kW, hladnjak 0,5 do 1 kW, AV oprema 1 do 2 kW. Premala snaga znači isključenje osigurača u najgorem trenutku.
- Naručite električni priključak kod organizatora, NE kod vlastitog elektroinstalatera.
- Ukupna snaga (kW) = zbroj potrošnje svih uređaja + 30 posto rezerve.
- Posebni priključci (380 V trofazni) za demonstraciju stroja dodatno.
- Razdjelnici i produžeci s termičkom zaštitom.
4. internet i wifi
Sajamski WiFi je javan i često preopterećen. Za svaku ozbiljnu demonstraciju (video, prijenos podataka, plaćanja karticom, lead-capture na tabletu) naručite kabelski priključak ili namjensku WiFi točku kod organizatora. Alternativa: vlastiti 4G/5G router, ali u dvoranama s lošim signalom ne radi.
- Naručite kabelski internet ili namjensku WiFi točku (ne računajte na javnu).
- Vlastiti 4G/5G router kao rezerva (3-dnevni paket, 50 do 80 GB).
- Svaki tablet / POS / lead-capture uređaj ima testiran offline mode.
- IT kontakt organizatora u telefonu na dan montaže.
5. grafika: tisak, materijali, rokovi
Grafika je najveći uzrok kašnjenja. Tisak velikih panela (banner, panel za pult, backdrop) traje 5 do 10 dana, plus dostava na lokaciju. Pošaljite konačnu datoteku u CMYK s 3 mm bleed-om i 300 dpi izrađivaču najmanje 2 tjedna prije sajma. Rezerva za ispravke: još jedan tjedan.
- Datoteke u CMYK, 3 mm bleed, 300 dpi za panel / banner.
- Tisak + dostava: 5 do 10 dana, dodajte rezervu.
- Rezervni grafički panel za oštećenje tijekom montaže.
- Logotip u vektoru (AI/SVG/PDF) za brze ispravke.
6. transport i skladištenje
Vlastiti transport štanda moguć je osobnim automobilom (mali štand), kombijem (do 18 m²) ili kamionom (veći štandovi i pultovi). Za sajam u inozemstvu računajte na carinjenje (ATA-karnet za privremeni izvoz) i vrijeme na granici. Skladištenje između sajmova uključeno je u naš servis za štandove koje kupujete ili najmite kod nas.
- Transport: vlastiti / dostavni / špediter (za > 18 m² štandove).
- Skladištenje kod vas ili kod nas (uključeno u paket najma/kupnje).
- Inozemstvo: ATA-karnet, vremenska rezerva za carinjenje.
- Ambalaža: čvrste kutije, ne samo folija (oštećenja pri utovaru).
7. ekipa i dežurstvo
Štand nije automatika. Na 10 m² štanda treba 2 do 3 ljudi u smjeni, na 25 m² štandu 4 do 5, na otočnom 50+ m² štandu 6 do 8. Podijelite dežurstvo u smjene po 4 sata, jer pasivna prisutnost (čekanje, gledanje u telefon) odbija posjetitelje više nego prazan prostor.
- Raspored dežurstva u smjenama od 4 sata (ne 8-satne smjene bez pauze).
- 2 do 3 ljudi na 10 m², 4 do 5 na 25 m², 6 do 8 na otočnom > 50 m².
- Jedinstveni dress code (polo s logotipom, prikladne cipele za stajanje).
- Dnevni briefing: ključne poruke, novi proizvodi, posebne ponude.
8. lead-capture: alati i crm
Svaki posjet je potencijalni lead. Bez sustava praćenja nakon sajma se izgubi 60 do 80 posto prikupljenih kontakata. Koristite tablet s web obrascem (Typeform, Tally, Google Forms), QR kod za samoregistraciju ili skener posjetnica. Sve vodi u vaš CRM.
- Lead-capture tablet s web obrascem (3 do 5 polja, ne više).
- QR kod na pultu / zidu za samoregistraciju.
- Sinkronizacija u CRM (HubSpot / Pipedrive / vlastiti) dnevno ili u stvarnom vremenu.
- Follow-up email unaprijed pripremljen, šalje se u 48 sati nakon sajma.
9. hrana, piće, uzorci
Voda za ekipu i posjetitelje je obavezna (boce ili točilo s vrčevima). Kava i piće za posjetitelje diže prosječno vrijeme zadržavanja za 2 do 3 minute. Uzorci proizvoda (ako relevantno) moraju biti brzo dostupni i označeni s cijenom ili kontaktom. Hrana za ekipu: rezervacija u obližnjem restoranu za sve dane.
- Voda za ekipu: 2 do 3 L po osobi dnevno.
- Kava / piće za posjetitelje (automat ili pripremljen napitak).
- Uzorci: označeni, brzo dostupni, bez pregovaranja oko cijene na pultu.
- Hrana za ekipu: rezervirana / dostavljena (ne improvizirana).
10. dozvole, registracija, osiguranje
Službena registracija izlagača kod organizatora je formalnost, ali traži potpisani ugovor, plaćeni najam prostora i priložene tehničke podatke (tlocrt, snagu, dodatne usluge). Osiguranje štanda i opreme (pokriće za oštećenja, krađu, kašnjenje organizatora) često je uključeno u paket organizatora, ali provjerite limit. Za hranu i piće često je potrebna dozvola organizatora.
- Ugovor o najmu prostora s plaćenim depozitom.
- Osiguranje štanda + opreme + odgovornosti (provjerite limit organizatora).
- Dozvola za hranu/piće, AV opremu, glazbu (HDS ZAMP), demonstracije strojeva.
- Identifikacijska bedž za svaku osobu u ekipi (naručite najmanje 7 dana ranije).
11. lokalna logistika i dnevna oprema
Na dan montaže trebate osnovni alat (odvijač, kliješta, ljepljiva traka, kabelske vezice, sredstvo za čišćenje, krpe). Za dugi sajam (3+ dana) dodajte rezervne grafike (oštećenja), sredstva za čišćenje grafičkih panela, dodatne LED svjetiljke. Naručite viličar kod organizatora ako tešku opremu teško premjestite ručno.
- Toolkit: odvijač, kliješta, ljepljive trake (duct-tape + gaffer), škare, kabelske vezice.
- Sredstvo za čišćenje + krpa (panel pultovi se brzo zamažu).
- Rezervna grafika za panele najizloženije oštećenju.
- Viličar / paletni viličar (najam kod organizatora za velik teret).
12. demontaža i follow-up
Nakon zadnjeg dana sajma imate prozor za demontažu (obično iste večeri + idući dan). Bez plana odvoza riskirate dodatne troškove ili kašnjenja. Follow-up je najvažniji korak: pošaljite osobne emailove prikupljenim leadovima u 48 sati, dok je razgovor svjež. Bez tog koraka je sav uložak u sajam 60 do 80 posto izgubljen.
- Plan odvoza: tko, kada, kamo (skladište ili natrag k vama).
- Follow-up email u 48 sati nakon sajma, osoban, s konkretnim pozivom.
- Segmentacija leadova u CRM (hot / warm / cold) za usmjereno praćenje.
- Interna retrospektiva: što je radilo, što ne, bilješka za idući sajam.
česta pitanja
Za standardni najam štanda preporučujemo 2 do 3 mjeseca prije sajma. Za kupnju vlastitog štanda po mjeri 4 do 6 mjeseci, da bude dovoljno vremena za dizajn, izradu i prvi test. Za velike sajmove (EXPO 2027, IFA, Hannover Messe) preporučujemo 9 do 12 mjeseci.
Električni priključak uvijek naručuje organizator sajma, ne izlagač ili stand-builder. Vi popunite obrazac za priključak (snaga u kW, broj utičnica, posebne potrebe) i platite priključninu. Razdjelnik i produžetke unutar štanda brine vaš stand-builder ili vi sami.
Kabelski internet kod organizatora je u rasponu 100 do 300 EUR za sajam (ovisno o brzini i trajanju). Namjenska WiFi točka 200 do 500 EUR. Vlastiti 4G/5G router je 50 do 100 EUR za duži paket, ali nije pouzdan u gustoj dvorani.
Datoteke u CMYK prostoru boja, rezolucija 300 dpi za panele do 1,5 m, 150 dpi za veće bannere. Rubovi s 3 mm bleed za rezanje. Logotipi u vektoru (AI / SVG / PDF). Pošaljite na tisak najmanje 2 tjedna prije sajma, da bude rezerva za ispravke.
Koristite lead-capture tablet s web obrascem (3 do 5 polja maksimalno), QR kod za samoregistraciju na vidljivom dijelu štanda i skener posjetnica. Svaki lead ide u vaš CRM (HubSpot, Pipedrive, vlastiti) s oznakom "sajam [ime] [datum]". Follow-up email pošaljite u 48 sati nakon sajma, dok je razgovor svjež.
Osnovno osiguranje štanda i opreme često je uključeno u paket organizatora, ali s niskim limitom (npr. 5.000 EUR). Za štand vrijedan više od te svote naručite dodatnu policu (osiguranje izvođača štanda + građanske odgovornosti) kod svog osiguratelja. Imovinu koju donosite na sajam (uzorci, AV oprema) osigurajte zasebno.
kontakt
Pripremimo vaš sajamski projekt.
Recite nam što trebate. Pripremit ćemo tehnički prijedlog usklađen s vašim prostorom, rokom i sustavom.
- nazovite
- +386 590 56 301
- e-pošta
- info@octanormadria.com
- posjeti
- Gerbičeva 110
1000 Ljubljana
upit
Pošaljite nam osnovne informacije o projektu. Za brži odgovor uključite lokaciju sajma, veličinu izložbenog prostora, vremenski okvir i željeni sustav.
vrijeme odziva:Na upit odgovaramo u jednom radnom danu, s idejnim rješenjem i okvirnom ponudom.