izlagački ček-lista: 12 stvari pre sajma.
Sajam ne počinje u 9 sati, kad se otvore vrata. Počinje tri do šest meseci pre, kad naručite štand, i gubi se kad jedan korak u pripremi previdite. Ovaj vodič je kompaktna ček-lista 12 stvari koje izlagač uredi pre sajma, da na dan događaja brine samo o razgovoru sa posetiocima.
u ovom vodiču
- 1. termin i lokacija
- 2. tlocrt štanda i dozvola
- 3. električni priključak i snaga
- 4. internet i wifi
- 5. grafika: štampa, materijali, rokovi
- 6. transport i skladištenje
- 7. ekipa i dežurstvo
- 8. lead-capture: alati i crm
- 9. hrana, piće, uzorci
- 10. dozvole, registracija, osiguranje
- 11. lokalna logistika i dnevna oprema
- 12. demontaža i follow-up
1. termin i lokacija
Potvrdite tačan termin sajma, dane montaže pre otvaranja i dane demontaže posle zatvaranja. Montaža na većim sajmovima traje 1 do 3 dana, što znači da vašoj ekipi treba rezervacija smeštaja već nedelju pre sajma. Lokacija znači dvoranu i broj štanda (proverite tlocrt organizatora), pristup za kombi ili kamion i radno vreme dostavnog ulaza.
- Termin sajma + dani montaže + dani demontaže (često ukupno 6 do 10 dana za 3-dnevni sajam).
- Broj i lokacija štanda na tlocrtu organizatora.
- Pristup za dostavu: kombi / kamion / paletni viljuškar.
- Smeštaj za ekipu za dane montaže i nastupa.
2. tlocrt štanda i dozvola
Pošaljite tlocrt organizatoru na potvrdu (većina sajmova to traži, posebno za štandove sa visinom preko 3 m). U tlocrt uključite postavljanje pultova, zidova, rasvete, izlaza u nuždi i vidljivih grafika. Bez potvrđenog tlocrta organizator može tražiti promene na dan montaže, što znači gubitak vremena i dodatne troškove.
- Tlocrt štanda (CAD ili ravan crtež) potvrđen od organizatora.
- Visinska ograničenja dvorane (često 4 m bez posebne dozvole).
- Pravo pogleda susednih štandova, izlaz u nuždi, hidranti.
- Oznake brendova (Octanorm, FERRARI, BMW i drugi) traže dodatno odobrenje.
3. električni priključak i snaga
Električni priključak naručite kod organizatora (ne sami!). Odaberite pravu snagu u kW prema opremi koju donosite: rasveta 0,5 do 1 kW, aparat za kafu 1,5 do 2 kW, indukciona ploča 2 do 3 kW, frižider 0,5 do 1 kW, AV oprema 1 do 2 kW. Premala snaga znači isključenje osigurača u najgorem trenutku.
- Naručite električni priključak kod organizatora, NE kod sopstvenog elektroinstalatera.
- Ukupna snaga (kW) = zbir potrošnje svih uređaja + 30 posto rezerve.
- Posebni priključci (380 V trofazni) za demonstraciju mašine dodatno.
- Razdelnici i produžni kablovi sa termičkom zaštitom.
4. internet i wifi
Sajamski WiFi je javan i često preopterećen. Za svaku ozbiljnu demonstraciju (video, prenos podataka, plaćanja karticom, lead-capture na tabletu) naručite kablovski priključak ili namensku WiFi tačku kod organizatora. Alternativa: sopstveni 4G/5G router, ali u dvoranama sa lošim signalom ne radi.
- Naručite kablovski internet ili namensku WiFi tačku (ne računajte na javnu).
- Sopstveni 4G/5G router kao rezerva (3-dnevni paket, 50 do 80 GB).
- Svaki tablet / POS / lead-capture uređaj ima testiran offline mode.
- IT kontakt organizatora u telefonu na dan montaže.
5. grafika: štampa, materijali, rokovi
Grafika je najveći uzrok kašnjenja. Štampa velikih panela (baner, panel za pult, backdrop) traje 5 do 10 dana, plus dostava na lokaciju. Pošaljite konačnu datoteku u CMYK sa 3 mm bleed-om i 300 dpi izvođaču najmanje 2 nedelje pre sajma. Rezerva za ispravke: još jedna nedelja.
- Datoteke u CMYK, 3 mm bleed, 300 dpi za panel / baner.
- Štampa + dostava: 5 do 10 dana, dodajte rezervu.
- Rezervni grafički panel za oštećenje tokom montaže.
- Logo u vektoru (AI/SVG/PDF) za brze ispravke.
6. transport i skladištenje
Sopstveni transport štanda je moguć ličnim automobilom (mali štand), kombijem (do 18 m²) ili kamionom (veći štandovi i pultovi). Za sajam u inostranstvu računajte na carinjenje (ATA-karnet za privremeni izvoz) i vreme na granici. Skladištenje između sajmova uključeno je u naš servis za štandove koje kupujete ili najmite kod nas.
- Transport: sopstveni / dostavni / špediter (za > 18 m² štandove).
- Skladištenje kod vas ili kod nas (uključeno u paket najma/kupovine).
- Inostranstvo: ATA-karnet, vremenska rezerva za carinjenje.
- Ambalaža: čvrste kutije, ne samo folija (oštećenja pri utovaru).
7. ekipa i dežurstvo
Štand nije automatika. Na 10 m² štanda treba 2 do 3 ljudi u smeni, na 25 m² štandu 4 do 5, na ostrvskom 50+ m² štandu 6 do 8. Podelite dežurstvo na smene od 4 sata, jer pasivno prisustvo (čekanje, gledanje u telefon) odbija posetioce više nego prazan prostor.
- Raspored dežurstva sa smenama od 4 sata (ne 8-satne smene bez pauze).
- 2 do 3 ljudi na 10 m², 4 do 5 na 25 m², 6 do 8 na ostrvskom > 50 m².
- Jedinstveni dress code (polo sa logom, prikladne cipele za stajanje).
- Dnevni brifing: ključne poruke, novi proizvodi, posebne ponude.
8. lead-capture: alati i crm
Svaka poseta je potencijalni lead. Bez sistema praćenja posle sajma se izgubi 60 do 80 posto prikupljenih kontakata. Koristite tablet sa web obrascem (Typeform, Tally, Google Forms), QR kod za samoregistraciju ili skener vizitkartica. Sve ide u vaš CRM.
- Lead-capture tablet sa web obrascem (3 do 5 polja, ne više).
- QR kod na pultu / zidu za samoregistraciju.
- Sinhronizacija u CRM (HubSpot / Pipedrive / sopstveni) dnevno ili u realnom vremenu.
- Follow-up email unapred pripremljen, šalje se u 48 sati posle sajma.
9. hrana, piće, uzorci
Voda za ekipu i posetioce je obavezna (boce ili točilo sa krčazima). Kafa i piće za posetioce diže prosečno vreme zadržavanja za 2 do 3 minuta. Uzorci proizvoda (ako su relevantni) moraju biti brzo dostupni i označeni cenom ili kontaktom. Hrana za ekipu: rezervacija u obližnjem restoranu za sve dane.
- Voda za ekipu: 2 do 3 L po osobi dnevno.
- Kafa / piće za posetioce (aparat ili pripremljen napitak).
- Uzorci: označeni, brzo dostupni, bez pregovaranja oko cene na pultu.
- Hrana za ekipu: rezervisana / dostavljena (ne improvizovana).
10. dozvole, registracija, osiguranje
Zvanična registracija izlagača kod organizatora je formalnost, ali traži potpisani ugovor, plaćeni najam prostora i priložene tehničke podatke (tlocrt, snagu, dodatne usluge). Osiguranje štanda i opreme (pokriće za oštećenja, krađu, kašnjenje organizatora) često je uključeno u paket organizatora, ali proverite limit. Za hranu i piće često je potrebna dozvola organizatora.
- Ugovor o najmu prostora sa plaćenim depozitom.
- Osiguranje štanda + opreme + odgovornosti (proverite limit organizatora).
- Dozvola za hranu/piće, AV opremu, muziku (SOKOJ), demonstracije mašina.
- Identifikaciona bedž za svaku osobu u ekipi (naručite najmanje 7 dana ranije).
11. lokalna logistika i dnevna oprema
Na dan montaže treba vam osnovni alat (odvijač, klešta, lepljiva traka, kablovske vezice, sredstvo za čišćenje, krpe). Za dug sajam (3+ dana) dodajte rezervne grafike (oštećenja), sredstva za čišćenje grafičkih panela, dodatne LED svetiljke. Naručite viljuškar kod organizatora ako tešku opremu teško premestite ručno.
- Toolkit: odvijač, klešta, lepljive trake (duct-tape + gaffer), makaze, kablovske vezice.
- Sredstvo za čišćenje + krpa (panel pultovi se brzo zaprljaju).
- Rezervna grafika za panele najizloženije oštećenju.
- Viljuškar / paletni viljuškar (najam kod organizatora za veliki teret).
12. demontaža i follow-up
Posle poslednjeg dana sajma imate prozor za demontažu (obično iste večeri + sledeći dan). Bez plana odvoza rizikujete dodatne troškove ili kašnjenja. Follow-up je najvažniji korak: pošaljite lične emailove prikupljenim leadovima u 48 sati, dok je razgovor svež. Bez tog koraka je sav ulog u sajam 60 do 80 posto izgubljen.
- Plan odvoza: ko, kada, kuda (skladište ili nazad k vama).
- Follow-up email u 48 sati posle sajma, ličan, sa konkretnim pozivom.
- Segmentacija leadova u CRM (hot / warm / cold) za usmereno praćenje.
- Interna retrospektiva: šta je radilo, šta ne, beleška za sledeći sajam.
česta pitanja
Za standardni najam štanda preporučujemo 2 do 3 meseca pre sajma. Za kupovinu sopstvenog štanda po meri 4 do 6 meseci, da bude dovoljno vremena za dizajn, izradu i prvi test. Za velike sajmove (EXPO 2027, IFA, Hannover Messe) preporučujemo 9 do 12 meseci.
Električni priključak uvek naručuje organizator sajma, ne izlagač ili stand-builder. Vi popunite obrazac za priključak (snaga u kW, broj utičnica, posebne potrebe) i platite priključninu. Razdelnik i produžne kablove unutar štanda brine vaš stand-builder ili vi sami.
Kablovski internet kod organizatora je u rasponu 100 do 300 EUR za sajam (zavisi od brzine i trajanja). Namenska WiFi tačka 200 do 500 EUR. Sopstveni 4G/5G router je 50 do 100 EUR za duži paket, ali nije pouzdan u gustoj dvorani.
Datoteke u CMYK prostoru boja, rezolucija 300 dpi za panele do 1,5 m, 150 dpi za veće banere. Ivice sa 3 mm bleed za sečenje. Logotipi u vektoru (AI / SVG / PDF). Pošaljite na štampu najmanje 2 nedelje pre sajma, da bude rezerva za ispravke.
Koristite lead-capture tablet sa web obrascem (3 do 5 polja maksimalno), QR kod za samoregistraciju na vidljivom delu štanda i skener vizitkartica. Svaki lead ide u vaš CRM (HubSpot, Pipedrive, sopstveni) sa oznakom "sajam [ime] [datum]". Follow-up email pošaljite u 48 sati posle sajma, dok je razgovor svež.
Osnovno osiguranje štanda i opreme je često uključeno u paket organizatora, ali sa niskim limitom (npr. 5.000 EUR). Za štand vredan više od te svote naručite dodatnu polisu (osiguranje izvođača štanda + građanske odgovornosti) kod svog osiguravača. Imovinu koju donosite na sajam (uzorci, AV oprema) osigurajte zasebno.
kontakt
Pripremimo vaš sajamski projekat.
Recite nam šta vam je potrebno. Pripremićemo tehnički predlog usklađen sa vašim prostorom, rokom i sistemom.
- pozovite
- +386 590 56 301
- e-pošta
- info@octanormadria.com
- posetite
- Gerbičeva 110
1000 Ljubljana
upit
Pošaljite nam osnovne informacije o projektu. Za brži odgovor uključite lokaciju sajma, veličinu izložbenog prostora, vremenski plan i željeni sistem.
vreme odziva:Na upit odgovaramo u roku od jednog radnog dana, sa idejnim rešenjem i okvirnom ponudom.